Office Manager (div/f/m)

Hi! We are looking for our new Office Manager (div/f/m).

First of all: it would be awesome if you are passionate about high quality games. Your work will be fundamental in supporting the team to create our games and working within the games industry should be one of your goals.

We want you to work with us for many, many years, providing a stable job that also lets you grow.

What we offer

We at Mimimi are welcoming everyone! Therefore, we don’t differentiate between applicants. We consider qualified applicants for employment at Mimimi Games without any regard to race, color, religion, gender, gender identity or expression, sexual orientation, national origin, genetics, disability or age.

If you are interested in us, we assume you’ve already read our About and Team & Jobs section on our website.

On top, we are offering a lot of benefits, which you can read about here:

Your tasks

  • Personal
    • Allgemeine Personalverwaltung
    • Krankheits- und Urlaubsprozesse
    • Fortbildungsbudget-Management
    • Bewerbungsvorauswahl und -prozesssteuerung
    • Onboarding von Neuzugängen
    • Überdurchschnittliche Verfügbarkeit für Personal- und Teamanliegen
  • Buchhaltung
    • Umsatzsteuervoranmeldung (Zuarbeit für Steuerkanzlei)
    • Lohnbuchhaltung (Zuarbeit für Steuerkanzlei)
    • Arbeitszeitnachweise
  • Kalendermanagement
    • Terminfindung und -koordination, intern und extern
    • Reaktion auf Ausfälle
  • Assistenz der Geschäftsführung
    • Support bei Sonderthemen
    • Vertragsdurchführung
    • Erhöhte Erreichbarkeit für GF in Notfällen
    • Einhaltung des internen Leitbildes und erkennen von ggf. Verstößen
    • Telefonate entgegennehmen, weiterleiten
    • Überweisungen u.ä. Prozesse nach Freigabe durchführen
    • Überdurchschnittliche Verfügbarkeit während der Arbeitszeit und in Sonderfällen ggf. auch außerhalb
  • Logistik
    • Bestellungen, Inventur, Reklamationen
    • Post, Versand
  • Büromanagement
    • Mobiliar, Ausgestaltung, Optimierung
    • Einhaltung der Arbeitsplatzrichtlinien
    • Inventarverwaltung
    • Kleinere Handwerks- und Haushaltsthemen, z. B. Glühbirnenwechsel
    • Pflanzenkonzept und deren Überleben sichern 🍀
    • Kommunikation mit externen Dienstleistern
    • Betreuung von Bürobesuch
  • Reisen und Events
    • interne Events wie Weihnachtsfeier u.ä. organisieren, durchführen
    • A1 Bescheinigungen (Zuarbeit für Steuerkanzlei)
    • Reisebuchung
    • Briefings / Unterstützung für die Reisenden

Gegebenenfalls: Sicherheitsbeauftragte:r (Unfallverhütung, Erste Hilfe, Brandschutzeinhaltung, Betriebsarzt, Jahresunterweisung / Erstunterweisung). Feelgood-Manager (Generelle Aufmerksamkeiten, Gesundheit am Arbeitsplatz).

Requirements

  • Deutsch und Englisch, fließend in Wort und Schrift
  • Kommunikative Disziplin
  • Hervorragende Selbst-Organisation (Überblick, aktuelle To-Do-Liste, klare Priorisierung, Fristeinhaltung, proaktive Hinweise auf Probleme)
  • Gründliche und effiziente Prozessdurchführung unter Einhaltung aller formellen Vorgaben
  • Eigenständige Identifikation von Prozessen, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung
  • Grundlegende inhaltliche Prüfung auf Sinnhaftigkeit (“Sanity Check”) bei allen Prozessen, z. B. gutes Preis-Leistungsverhältnis von Angeboten
  • korrekter und achtsamer Einbezug aller relevanten Mitarbeitenden und Ressourcen
  • hohe Service- und Dienstleistungsbereitschaft

Thanks for reading all this!

We are absolutely aware of the complexity of this job description. The more you already know about the topics mentioned above, the better. But: we know no-one can tick all the boxes! We do not expect you to be perfect. We want you to be transparent about your strengths and weaknesses, and then we’ll take our time to find the optimal way of working together.

This position is critical for Mimimi and we’ll want to work with you for many years.

If you’re interested in this position, please send us your application in German, including your cover letter, resume and portfolio. In this context, feel free to exclude the following information from your application: name, age, gender, picture.